20’ review(?)

dr_kalendar_nahledReview, revize, hodnocení nebo přezkum. Procesu, při kterém svůj systém správy úkolů kontrolujeme, ověřujeme a upravujeme, možná říkáme každý po svém, jde při něm ale (mělo by jít) vždy o to samé. O proces, který ho udržuje aktuální, funkční a důvěryhodný.

GTD, i přesto, že někteří to možná vidí jinak, nenařizuje jak, kdy a proč naše systémy kontrolovat nebo aktualizovat. V Allenově knize sice najdeme kapitolu zaměřenou na tzv. Týdenní zhodnocení, velmi funkční nástroj kontroly, pozorný čtenář ale také z knihy jistě pochopí, že …je dobré naučit se vidět jak stromy, tak les. (Peter F. Drucker)

S oblibou říkávám, že bez review není GTD. Osobně se domnívám, že pouze správná, pravidelná a efektivní revize systému je hlavním stavebním kamenem jeho správné funkčnosti, bez ohledu na nástroje i metody, které k jeho fungování používáme.

Abych svému přesvědčení dostál, nastavil jsem si pár jednoduchých pravidel (vytvořil si návyky), které zajistí, že svému systému mohu stále důvěřovat. Jedním z nich je i OmniFocus-Daily-Review. Mé dvacetiminutové denní zhodnocení.

Snažím se, aby denní revize mého systému byly krátké, účinné, a pravidelné. Nechci jeho udržováním trávit více času, než je nezbytně nutné. Na druhou stranu, při znalosti lenosti vím, že aby tomu tak bylo, potřebuji svému Daily Review stanovit plán i řád. Dát mu jasná pravidla i rámec. I zde umí OmniFocus odvést dobrou práci. Stačí mu jen říci jak.

DR-checklist

Stejně jako většina situací, i pravidelné revize jsou v mém OmniFocusu řízeny perspektivami. Tou výchozí je jednoduchý check list čtyř kroků, z nichž každý odkazuje na specifický seznam (perspektivu), který je pro mne vždy v pondělí, úterý, středu a čtvrtek večer důležité projít.

  • Zkontrolovat kalendář na zítřek
  • Vyčistit inbox
  • Projít dnes dokončené úkoly
  • Projít Daily/Weekly plán

Celé se to dá zvládnout za 15-30′, stačí jen dodržovat postup, a věnovat se pouze kontrole. Ne práci na úkolech!

Kalendář

Prvním krokem mé večerní revize je kontrola na zítra naplánovaných událostí v iCalu, do kterého přejdu pomocí prolinku v poznámce první položky checklistu. Je důležité si hned na začátku ujasnit, kolik „volného“ času budu zítra mít a získat tak představu o tom, které a kolik akutních položek si mohu na zítřek naplánovat do seznamu Dnes!

Inbox (zero)

inbox_kresba_nahledČistý inbox je zákon! I kdybych měl jen pár minut času, a nemohl dennímu review věnovat to, co si zaslouží, čistý inbox na jeho konci je zásada, kterou neporuším nikdy. Zpracovat položky, které za uplynulý den přistály v inboxu, je nejen důležité z pohledu flexibilní reakce na neustále se měnící prostředí (co platilo dnes může být pozítří minulostí), nedělat z inboxu současně i skladnevím co s tím” položek je rovněž jedním z funkčních opatření proti (hrozící) bezednosti elektronických systémů pro správu úkolů. Tedy i OmniFocusu.

Pokud nemá v inboxu po jeho zpracování zůstat žádná položka, není nutné přemýšlet, v jakém pořadí budou jednotlivé záznamy zpracovány. Prostě jen začnu první položkou v seznamu a pokračuji dál. Dokud nevyřídím poslední.

Na konci běžného pracovního dne na mě obvykle z inboxu kouká 15-20 věcí. Většina jsou přijaté (nebo odeslané) maily, několik poznámek ze schůzek nebo telefonů, pár referencí na zajímavé články, sem tam nějaký ten nápad nebo myšlenka. Ať už se ale týká záznam čehokoliv, z inboxu musí pryč, třeba i tím, že ho jednoduše smažu.

Co nemá význam, neexistuje…

Jakmile mi položka v inboxu nedává smysl, nevidím s ní žádnou souvislost, nebo už jen prostě od rána neplatí, smažu ji. Bez milosti. Řídím se pravidlem, že pokud je to důležité, a já to teď nevím, ukáže se to znovu. Až přijde správný čas. První pravidlo čistého inboxu proto zní: „Musí to tu opravdu být?

Když nevíš co s tím, vystřel…

Říkával náš trenér fotbalu, a poté i hokeje, když jsem byl kluk. U čištění inboxu to platí podobně. Pokud má položka právo v mém systému být, jen vyžaduje hlubší promyšlení nebo zaplánování, které by jen zbytečně zabíralo čas, a nejedná se o položku akutní, pošlu ji do OmniFocusu jako nový projekt s prvním krokem s kontextem „promyslet“. Pokud je položka důležitá, krok přidám ještě pomocí vlaječky do seznamu Tento týden!. Určitě se v následujících dnech najde vhodný prostor se novému projektu více věnovat.

Dokonce ani projekt není nutné z takové položky vytvářet. Stačí ji klidně jen zařadit třeba do Single Action seznamu s názvem oblasti odpovědnosti, do které spadá, a podrobnému rozplánování projektu z položky se věnovat až ve chvíli, kdy bude ten správný čas.

Jména hloupých, na všech sloupích(?)

of_mail_evet_trashŘíkávala zase moje babička když jsem byl kluk, a měla obvykle pravdu. A to neznala OmniFocus. U něho totiž tato lidová moudrost platí dvojnásob. Není nic horšího, než civět dlouhé minuty na záznam úkolu, ze kterého ne a ne pochopit, co se má vlastně stát nebo udělat. Při zpracování položky v inboxu proto věnuji zvýšenou pozornost nejen jejímu názvu, který by měl v nejlepším případě obsahovat jak akci, tak informaci, dbám současně i na to, aby položka obsahovala stručné a výstižné doplňující informace (reference) v poznámce.

Záznamu v poznámce položky, pokud jsem tak neučinil už při zápisu položky do inboxu, přiřadím vždy datum jeho pořízení (zkratka ⌘/) a doplním stručné info k položce, případně ponechám/navážu jen prolink na původní e-mail nebo poznámku v Evernotu.

Ostatní obsah, který jen překáží (zejména pokud je položka e-mailem vloženým do OmniFocusu pomocí funkce Clipping – moje nejčastější), jako loga, obrázky, nevýznamné texty, nebo rozsáhlé historie komunikace, z poznámky vymažu, protože vše, co lze k položce navázat prolinkem, nebo nemá z pohledu realizace položky význam, nemusí v položce být.

Jen to zbytečně zabírá místo a komplikuje orientaci v okamžiku, kdy máme/chceme úkol zpracovat – v době, kdy není čas se věnovat „úklidu“ systému. O zbytečném zvětšování objemu databáze, které se pak projeví na zpomalování synchronizace, ani nemluvě.

Všechno se možná nepovedlo, něco ale určitě!

completed_nahledJakmile je inbox čistý, odkliknu v checklistu další krok a pomocí prolinku si otevřu seznam s dnes dokončenými úkoly, moji perspektivu Dnes hotovo!. Je fajn si na konci dne projít vše, na čem jsem pracoval a připomenout si tak důležité události dne ještě jednou.

A nejen to. Mezi dnes dokončenými položkami se určitě najde pár těch, u kterých je vhodné se podívat, v jakém stavu je aktuálně projekt, se kterým položka souvisí, a zda je v něm naplánovaný správný další krok.

Někdy může totiž výsledek dokončení jednoho kroku změnit významně původní směr projektu, nebo být impulsem vzniku nového, zatím neuvažovaného kroku. Denní review je proto vhodný čas vrátit se k tomu, co bylo dnes dokončeno a co se dnes (ne)podařilo.

OmniFocus pro Mac v sobě skrývá jednu velmi chytrou klávesovou zkratku ⌥⌘R, jejíž pomocí lze rychle přejít do projektu, se kterým souvisí označený (ukončený) úkol. Související projekt lze tak proto rychle zkontrolovat (nebo doplnit) a vrátit se zpět (třeba opět klávesovou zkratkou perspektivy Dnes hotovo!) do seznamu s dokončenými úkoly.

Jelikož si obvykle do zpracovávaného úkolu zaznamenávám datum i pár poznámek, souvisejících s jeho dokončením, zkontroluji u vybraných dokončených položek i pole s poznámkou (do pole poznámka lze rychle z označené položky přejít klávesou zkratkou ⌘‘). Zde se většinou skrývá právě onen podnět, který může znamenat důležitý posun v některém z projektů.

Rána moudřejší večerů…

O to víc, když jim předchází kvalitní příprava. Neodmyslitelným závěrem večerní revize by proto mělo být také ujasnění úkolů, které je nutné dokončit nejpozději zítra (tzv. akutní úkoly), naplánované v perspektivě Dnes!, i rychlá kontrola těch, které sice ještě zítra svůj deadline nemají, do konce týdne by ale hotové být měly. Tedy, z pohledu mého OmniFocusu, úkoly v perspektivě Tento týden!.

DW_plan_small_2Stejně jako v ostatních krocích mého daily review, i pro ten závěrečný používám vlastní nastavenou perspektivu, která obsahuje v první části seznam úkolů se zítřejším Due, v té druhé pak úkoly s termínem dokončení do konce týdne – flagged úkoly. Perspektivu s příznačným názvem Daily review.

Osobně na konkrétní čas nebo den plánuji jen minimum úkolů, projít seznam na zítřek je tedy většinou otázka sekund, maximálně minut.

Na co si ale dávám v této fázi pozor je správné zaplánování Star & Due parametrů zítřejších úkolů tak, aby se mi v průběhu dne ukazovaly vždy jen ty, které se ukazovat mají. Nemám rád dlouhé seznamy. A už vůbec ne ty červené :-).

Pak už jen rychlým pohledem projdu zatím nedokončené úkoly na tento týden, může tam být třeba jeden, který by bylo vhodné/dobré zítra udělat (v takovém případě ho pomocí Start & Due přeplánuji do perspektivy Dnes!), nebo se může ukázat, že změna podmínek v uplynulých dvou dnech udělala z důležitého úkolu věc, které nebude nutné/možné se ještě minimálně dva týdny věnovat. V takovém případě ji zbavím vlaječky a zařadím ji mezi „ostatní“ úkoly, které mají v mém systému nejnižší prioritu.

A je hotovo(?)

Bohužel ne vše (to se nestane nikdy), hotová je pouze denní revize, jejíž checklist se dokončením posledního kroku automaticky ukončí a pomocí funkce opakování připraví na další večer. Každým dokončeným denním review se ale o krůček přiblížím k tomu, abych měl v následujících dnech hotovo tolik, kolik je nutné a důležité. A o to jde. Když nelze mít hotovo vše, je dobré mít hotovo alespoň to, co hotové být má.

Josef Jasanský

Zakladatel webu OmniFocus a já.cz. S OmniFocusem, který využívá zejména ve své praxi v české výrobní firmě, pracuje od srpna 2011, o GTD a jeho zařazení do profesního i soukromého života se zajímá od dubna 2011. Je rovněž autorem publikace OmniFocus a já, kterou v květnu 2012 vydalo vydavatelství Zájezdí.cz.