Petr Vokal – Send to Omnifocus with Apple Mail Rules

mail.app_logo

Několikaletý uživatel a fanoušek OmniFocusu, Petr Vokal, se rozhodl podělit se na stránkách OmniFocusaja o způsob, jakým pracuje s odeslanými e-maily, které potřebuje dále zpracovávat v OmniFocusu. Myslím, že Petrův postup by mohl být užitečný i pro další uživatele, proto jsem velmi rád, že se jej Petr rozhodl takto sdílet.

Slovo má Petr Vokal…

Jelikož je toto můj úplně první veřejný článek vůbec, dovolte mi, abych se jen krátce představil. Jmenuji se Petr Vokal a pracuji již 12 let v jedné středně velké strojírenské firmě na západě Čech jako obchodní manažer. Já mé profesi ale nejradši říkám ferda mravenec, práce všeho druhu.

Díky OmniFocusu se snažím zvládat své každodenní pracovní povinnosti již téměř dva roky. Nejsem úplným zastáncem metody GTD, protože velkou část mého pracovního dne spíše hasím nastalé situace, ale to nejdůležitější, co mě metoda GTD, a spolu s ní OmniFocus, naučila, je inbox.

Vždy jsem si hodně pamatoval, ale jak úkoly a povinnosti rostly, hrozně mě to zatěžovalo a zpomalovalo myšlení i rozhodování. Díky Omniocusu stačí klávesová zkratka na MACu nebo aplikace v iPhonu a každá myšlenka nebo úkol jsou v okamžiku zaznamenány.

Nedílnou součástí mé práce jsou e-maily. Důležité, nedůležité, nevyžádané. Při práci s nimi používám jednoduché pravidlo. Když pominu e-maily, které mě nezajímají, nebo ty, na které neodpovídám okamžitě (pravidlo 2 minut), putuje e-mail vždy přes Clip-o-Tron do Inboxu v OmniFocusu.

Toto se týká příchozích e-mailů, ale co odchozí? Nevím jak ostatní uživatele, ale když jsem chtěl dále v OmniFocusu pracovat, resp. sledovat odeslaný e-mail, nikdy mě nebavilo hned po odeslání e-mailu jít do odeslané pošty, počkat, než se odchozí pošta odešle, Mail OS X se zaktualizuje a já budu moci přes Clip-o-Tron umístit úkol s odkazem na něj do OmniFocusu. Dlouho jsem proto přemýšlel, jak mohu toto trochu ošálit a tímto bych Vám rád představil jednu možnost, kterou jsem začal nedávno používat.

Tato metoda spočívá v několika nastavení Rules, neboli Pravidel v Předvolbách Mail OS X a použití Applescriptu “Send to OmniFocus”. Originál, který je možný stáhnout přímo na webu Omni Group, jsem si amatérsky trochu upravil, aby bylo do OmniFocusu umístěno nejen tělo e-mailu, ale i odkaz, kterým se z OmniFocusu otevře i samotný e-mail.

Pokud budete mít zájem, můžete si mnou upravený script stáhnout zde. Po jeho stažení jej nakopírujte do složky Library/Application Scripts/com.apple.mail.

A nyní již ke konkrétnímu nastavení.

Mail app Mac OS - nastavení automatického zasílání skryté kopie soběKaždý kdo používá originál Mail OS X asi namítne, že Rules fungují jen pro příchozí poštu, a je tomu opravdu tak. Základem správné funkčnosti uvedeného postupu je proto odeslaný e-mail, ze kterého bude vytvářena položka v OmniFocusu, odeslat (nejlépe ve skryté kopii) také i sobě. V aplikaci jde tato funkce nastavit i automaticky viz obrázek.

Kdo namítne, že bude mít mraky odeslaných e-mailů i ve složce přijatých, nebojte, k tomu se dostaneme.

 

Dále pak je potřeba si nějak zvolit způsob, jak odchozí e-mail označím, aby právě tento skončil následně v Inboxu OmniFocusu. Já používám jednoduché označení #OF v předmětu e-mailu. Myslím, že to nijak neruší příjemce a je to hned. Můžete si zvolit ale i jiné označení, nebo např. určitou prioritu e-mailu. Toto označení musí ale rozpoznat právě zmiňované Rules, k jejichž nastavení se dostaneme záhy.

Mail app Mac OS - hlavička odesílané zprávy

Přichází to nejdůležitější…

Mail app Mac OS - nastavení Rules…a to je samotné nastavení pravidel v Rules. Pravidla nedělají nic jiného, než že při každém příchodu e-mailu prověří soubor podmínek a na základě toho spustí různé procesy. Proto jako první je nastavení podmínky na vámi požadovaný e-mail. Konkrétně tedy Předmět obsahuje #OF” a že odesílatel obsahuje moji (resp. pak vaši) e-mailovou adresu čímž jednoznačně určím, že se následující procesy se provedou pouze u e-mailu, který jsem si zaslal ve skryté kopii a označil v předmětu značkou #OF.

Mail app Mac OS - nastavení Rules II.Pokud bychom tuto dodatečnou podmínku nezvolili, automaticky by se do OmniFocusu zapsala například i odpověď na tento e-mail, což může (ale i nemusí) být žádoucí.

Po nastavení podmínek pro spuštění akce nastavíme samotnou akci, kterou je spuštění upraveného scriptu Send-to-omnifocus, který dle zadaných podmínek umístí e-mail s prolinkem na zprávu do OmniFocusu a také Označ jako přečtené, aby nám pomocné e-maily nepřitahovaly zbytečně pozornost.

Mail app Mac OS - nastavení Rules III.Jestli budete používat právě výše uvedené automatické zaslání skryté kopie sobě, doporučuji udělat ještě jedno pravidlo a to, že když příchozí zpráva z Vaší emailové adresy nebude obsahovat Vámi zvolené označení (např. #OF v předmětu emailu ), bude e-mail hned smazán, čímž zamezíte zbytečnému zaplňování e-mailové schránky přijatými e-maily.

 

Pokud jste vše nastavili správně, měl by se krátce po odeslání e-mailu objevit úkol v Inboxu OmniFocusu s odkazem na e-mail a tělem zprávy. Jestli používáte pro práci více MACů, a jsou připojeny rovněž k iCloudu, nastavení se roznese po všech zařízeních automaticky.

POZOR! Procesy Rules se spouští pouze při stažení zprávy. Pokud tedy máte nastavenu v Mailu OS X delší prodlevu pro kontrolu nových e-mailů, nebo výhradně ruční stahování, vložení zprávy do OmniFocusu proběhne až po doručení (skryté) kopie odeslaného e-mailu zpět k vám.

Uvedený systém má bohužel jedno úskalí a to, že jakmile je najednou staženo více e-mailů, se nastavené pravidlo se ne vždy provede na správné zprávě. Zatím jsem nevysledoval, kdy a jak tomu tak skutečně (ne)dochází, nedokáži proto dopředu odhadnout, jaký objem nově přijatých zpráv správnou funkčnost pravidla ovlivňuje.

Pomocí pluginů od vývojářů indev.ca, které ovšem nejsou zdarma, je možné uvedeným problémům s funkčností pravidla předcházet, osobně jsem jej ale zatím nevyzkoušel. Ještě stále testuji a snažím se nalézt způsob, jak si práci s e-maily a OmniFocusem více zjednodušit pomocí „free” řešení.

Petr Vokal

S laskavým souhlasem autora publikoval Josef Jasanský

Josef Jasanský

Zakladatel webu OmniFocus a já.cz. S OmniFocusem, který využívá zejména ve své praxi v české výrobní firmě, pracuje od srpna 2011, o GTD a jeho zařazení do profesního i soukromého života se zajímá od dubna 2011. Je rovněž autorem publikace OmniFocus a já, kterou v květnu 2012 vydalo vydavatelství Zájezdí.cz.

Comments are closed.